Staand vergaderen

Een mens besteedt maar liefst een kwart van zijn werktijd aan vergaderingen. En vaak zijn dat niet de meest vruchtbare uren. De eindeloos voortslepende bijeenkomsten waarin iedereen zijn al dan niet zinvolle zegje wil doen – we kennen ze allemaal.

Dat kan beter, dacht TNO. Door staand te vergaderen bijvoorbeeld. Een stuk minder comfortabel, en dat zou de besluitvaardigheid van de deelnemers alleen maar ten goede komen. Met als gevolg een kortere en efficiëntere bijeenkomst.

TNO onderzocht de resultaten van de zogenaamde `standup meeting` en kwam tot verbazingwekkende conclusies. Niet alleen kon de vergadertijd op deze manier met een derde worden verkort, het zou om die reden ook nog eens tot een forse kostendaling kunnen leiden: vergaderen in Nederland kost in tijd 30 miljard euro per jaar, aldus TNO. Staand vergaderen levert dus een potentiële kostenbesparing van maar liefst 10 miljard euro op.

Maar er zijn meer voordelen. Staan is gezonder, voorkomt RSI, zorgt voor actievere deelnemers, houdt de vaart erin en biedt meer ruimte voor non-verbale communicatie. De dynamiek van het groepsproces is groter en de vergadering verloopt effectiever en doelgerichter. Weg dus met het gevreesde agendapunt WVTTK (wat verder ter tafel komt), dat meestal uitmondt in oeverloze uiteenzettingen, irrelevante ideeën en niet ter zake doend geklaag! Diverse organisaties, zoals Microsoft, Dell en de gemeentes Midden-Drenthe en Leeuwarden deden er al hun voordeel mee. In hoogte verstelbare vergadertafels zijn inmiddels ook volop verkrijgbaar.

9 november 2011